OA技术从开始发展至今，大致经历了三个阶段，由以复印机、誊印机、传真机等机电设备来逐步代替人工作业，到通过电脑和打印机进行文字、表格处理和简单管理，再到国际互联网的飞速发展和普遍使用，达到了文件共享、网络打印共享、网络数据库管理等目的。

进入21世纪，随着计算机技术、通信技术、网络技术为代表的现代信息技术的飞跃发展，人类逐步由工业时代向信息时代迈进。“信息化”已成为一个国家经济和社会发展办公自动化作为信息化过程中一个重要的组成部分。

手工时代：“一根笔，两张纸”

办公自动化（Office Automation），简称OA。我国从20世纪80年代初提出，到现在已有了20多年的发展历史。“很早的时候，所有的办公方式都是手工，比如写材料都是手写，手写肯定用笔和纸，一根笔两张纸，然后就去写，写完改干净，再让领导去批。” 中国信息化推进联盟IT治理专业委员会主任陈拂晓研究员谈起十几年的办公情景仍历历在目。

手工时代的OA确实代表一个传统的年代，有着独特的意义。一些经历过那个年代的老员工们在谈起那个时候的“办公自动化”来都滔滔不绝。“当时可没有那么多的打印机，全单位就一个打印室，所有的文件都拿到那里打，人多的时候就得排队。”一位在机关工作的老员工比划着双手说，“那时的打印机就是把字敲上去，砸在蓝色的复写纸上，复写纸印到背面的纸张上。当时打印机的字盘都是固定大小的字，键盘上布满了铅字，字的位置也是固定的，打字员要背那个字在哪里，你要不背的话，一天连50个字都打不了。”

传统的办公模式在今天的人们看来，似乎不可思议中透露着无比古老的韵味，但无论在哪个方面它都显示出了当时的陈旧和低效率。其实影响信息之间流通，影响效率的关键，还是传输环节。“那时候的办公，就是手写公文并加盖公章。后来包括到现在还主要是打印纸质文件，加盖公章，并通过邮寄派发，有的地区甚至两个月才能送达，给信息的及时性和可靠性带来了很大的误差。”

简单办公：计算机时代

计算机的出现，是一个划时代的变革。

20世纪80年代，国外办公自动化得到了飞速发展，许多著名的计算机软硬件公司都跻身于这一巨大的市场。作为办公管理方式的一次变革，办公自动化不仅已形成相当大的产业规模，而且从各个方面促进了计算机乃至信息产业的发展。办公自动化迅速普及，逐步呈现出超过管理信息系统建设的发展趋势。

不少企业建立的OA系统和信息化业务系统存在着各自为政的情况，使得企业产品研发、生产制造缺乏整体的协调，从而影响了企业的竞争力。

由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也在不断地丰富和发展。

90年代以后，办公自动化在西方发达国家得到蓬勃发展。国外大公司们纷纷投入大量人力、物力，在语音、数字、文字图像、网络技术、人机工程等方面进行深入细致的研究，并推出了影像处理设备、文字处理机、办公室助理机、袖珍组织机、笔记本电脑等现代办公设备。

“办公自动化从最早的传真机、打字机、复印机等办公设备的使用，后来又逐步使用了电脑，利用电脑进行文档的存储、排版及输出工作，更进一步就是利用电脑进行人事、财务等管理工作。”

“在计算机的参与下，办公有了两个不同的含义。首先是一个面向事务处理的过程， 往往会针对某些具体事务， 比如说打字、发传真，制作表格、扫描文件等这类事务。围绕办公事务这个方面，我们把这称做事务处理。”；“但你去工商行政管理局审批营业执照，比如说申请开一家餐馆，工商局授理并审批这项业务，怎么通知申请人，需要准备什么材料，最后把营业执照发给申请人等这样一套流程是一种业务，这也被称为业务管理。其实现有的OA系统就是需要完善面向业务的管理。”

“有了计算机，虽然在有些情况下还是手写文件，但写完以后送到打印室，现在的打印室不是过去那种传统的机械打印机了，变成了计算机室。用计算机打字，不需要记那么多复杂的字，用文档编写好后，再用打印机打出来。”

与此同时，从WordStar到Office组件，从WPS到永中Office，办公软件的发展历经了二十多个年头，在很大程度上提高了办公效率。

互联网时代的OA

计算机时代，办公自动化仍没有到达它的顶峰，而互联网技术的出现以及它的迅速普及，给人类的生活和工作方式带来了惊天动地的变化。

“谈起为办公自动化带来历史性变革的新技术，必然是互联网和电子签名技术的出现。这两个技术正是今天所讲的电子政府的基石。互联网把整个人类社会虚拟化了，我在网络上可以看到任何一个国家，看到任何一个政府。”

“以前环保总局传递公文，通过邮政系统，不同的地方要至少10天才能到达，现在时间缩短到以分钟计算。特别是总局与西藏环保局之间，以前传递公文大概要两个月的时间，现在只要几分钟。”国家环保总局的一位工作人员说。

新加坡面积只有600多平方公里，跟北京市的海淀区差不多大，人口只有200多万人，但是，它在世界枢纽大港中位列第一。为什么？

几乎全世界的船只都会通过新加坡港口来周转货物，只要通过新加坡这个港，货就能运输得快，原因是新加坡的港务局实行电脑化运作。新加坡港务局收集了全世界所有轮船的信息，包括编号、船舱的数量和大小、货物的来龙去脉，甚至集装箱的摆放顺序以及摆放位置，这就大大提高了运输效率。

“正因为新加坡是一个270万人口，国土面积630平方公里的国家，新加坡本国没有多少货物吞吐量，它只是一个周转地。如果没有信息化，新加坡只能依靠有限的国土和人力资源，那么它无论如何也不可能达到现有的发达程度。”陈拂晓深有感慨地说。

办公自动化、管理信息化的水平不断提高，适应政府机关办公业务和辅助领导科学决策需求的电子信息资源建设也初具规模。目前，我国70%以上的地市级在网上建立了办事窗口，政府网站也已经多达3000多个。

尽管是一个虚拟社会，但是如果其中的信息可以任意造假和变更，信息社会也就会毫无意义。因此，应该对此有一个最基本的保障。正是基于这个原因，电子签名技术得以登上历史舞台。

通过这两项技术，政府和企业的工作效率得到了极大的提高。人们不用再拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作大都可以通过OA的方式在网上进行。

传统办公面临的挑战

“在目前的OA开发环境下，无法建立统一的OA技术标准（文档、流程、管理、监督）和规范，缺乏统一的办公自动化技术指导，使得各个单位的OA系统五花八门，低水平的重复设计、重复开发，都在做同样的事、走同样的路、犯同样的错误，部分单位还停留在停滞不前的状态。”

随着全球经济一体化的进展、行业价值链的形成和企业外包业务的发展，企业需要建立新型的协同商务模式来保证业务系统协同工作，因而企业迫切需要将物流、资金流、知识流通过一个纽带集成到一个现代化管理平台上，让企业各部门、企业的供应商、分销商、业务伙伴及客户，通过价值链上下游各成员的信息共享和业务的一系列链接实现高效和紧密协作，从而以敏锐的洞察力和快速的反应能力应对瞬息万变的市场，最终获得决胜目标。